2、體系文件編寫的原則和技巧

OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件的系統(tǒng)性：

a) 用人單位應(yīng)系統(tǒng)的考慮職業(yè)安全健康管理體系全部要素的要求和規(guī)定；

b) 所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；

c) 各層次文件在邏輯上應(yīng)涉及職業(yè)安全健康管理體系中一個(gè)獨(dú)立的部分。

OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件的法規(guī)性：

a) 體系文件應(yīng)符合職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范，以及國家或主管部門的有關(guān)法律法規(guī)及其它要求；

b) 文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須作為用人單位的內(nèi)部法規(guī)認(rèn)真執(zhí)行；

c) 文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。

OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件的協(xié)調(diào)性：

a) 用人單位的其他管理規(guī)定應(yīng)與體系文件的所有規(guī)定相協(xié)調(diào)；

b) 體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)；

c) 體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)；

d) 處理好各種接口，避免職責(zé)不清。

1） 體系文件可作為用人單位OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系有效運(yùn)行及其保持性的客觀證據(jù)（適用性、有效性的證據(jù)）。向管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實(shí)用人單位OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系的運(yùn)行情況。

2）對審核來說，體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

a) 危害因素已被辨識評價(jià)并得到控制；

b) 有關(guān)活動(dòng)的管理程序已被確定并得到批準(zhǔn)和實(shí)施；

c) 有關(guān)活動(dòng)處于全面的監(jiān)督管理之中；

d) 職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進(jìn)等。

OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件的見證性：

OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件的唯一性

a） 對于一個(gè)用人單位，其職業(yè)安全健康管理體系文件是唯一的；

b) 對體系文件的理解是唯一的。

OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件的適用性：

a）體系文件的編制和形式應(yīng)根據(jù)審核規(guī)范的要求、充分考慮用人單位規(guī)模、業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)性和復(fù)雜性，采取不同的形式；

b）體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)相適應(yīng)；

c） 所有文件的規(guī)定都能夠在實(shí)際工作中得到貫徹實(shí)施。文件編寫技巧職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范共有17個(gè)要素，其中4.2職業(yè)安全健康方針；4.3.3目標(biāo)；4.3.4職業(yè)健康管理體系方案；4.4.1機(jī)構(gòu)和職責(zé)；4.4.4文件化；4.6管理評審等6個(gè)要素要求形成文件，未作程序要求，其余11個(gè)要素要求建立和保持程序。對于只要求形成文件而未要求建立程序的6個(gè)要素 , 由于沒有程序文件支持，在管理手冊中描述應(yīng)盡量詳細(xì)、具體。文件編寫技巧文件編寫方式一般有以下幾種：

（1）自上而下依次展開方式。按管理手冊、程序文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層和下一層次文件的銜接、協(xié)調(diào)。

（2）從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式。先編寫程序文件，再開始概括表述管理手冊以及作業(yè)文件等基礎(chǔ)性文件的編寫。

（3）自下而上的編寫的方式。按基礎(chǔ)性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫。具體采用那種方式可根據(jù)用人單位具體情況而定。